Quản Lý Văn Bản Đi Đến Bằng Excel

Sử dụng excel quản lý văn bản là phương thức được áp dụng khá phổ biến bởi tính kỹ thuật và thuận tiện. Excel là giải pháp thay nuốm cách cai quản truyền thống bằng sổ sách, giúp quá trình xử lý các vấn đề phạt sinh dễ ợt hơn


*

Hướng dẫn sử dụng excel thống trị văn phiên bản khoa học, hiệu quả.Bạn sẽ xem: thống trị văn bản đi đến bằng excel

1. Thực hiện excel có thể cai quản những các loại văn bản nào?

Phương pháp làm chủ văn bản bằng excel thường được áp dụng cho tất cả các một số loại văn bạn dạng của doanh nghiệp, rõ ràng là bao gồm 3 nhiều loại chính:

Văn phiên bản nội bộ: bao hàm tất cả những hồ sơ, giấy tờ, tài liệu chỉ thực hiện trong phạm vi nội bộ, những đối tượng phía bên trong doanh nghiệp, tổ chức,...

Bạn đang xem: Quản lý văn bản đi đến bằng excel

Văn bản đến: Do những đối tượng, tổ chức phía bên ngoài doanh nghiệp gởi đến.Văn bản đi: bởi vì doanh nghiệp gửi cho các đối tượng phía bên ngoài doanh nghiệp.

Sử dụng excel giúp doanh nghiệp thống trị và hệ thống các quy trình, thủ tục về văn bản bao gồm:

Soạn thảo, chế tác lập và ban hành văn bản.Ký, đóng góp dấu, chuyển nhượng bàn giao và lưu chuyển văn bản.Sao lưu, tàng trữ và bảo quản văn bản.

2. Phía dẫn thực hiện excel làm chủ văn bản

Để rất có thể thực hiện cai quản văn phiên bản trên excel, chúng ta cũng có thể tham khảo các bước dưới đây:

Bước 1: khẳng định và gây ra quy trình quản lý tài liệu bởi excel

Bước trước tiên là cần xây dựng quy trình, sơ đồ làm chủ tài liệu trên excel. Nhờ vào sơ trang bị này, bạn sẽ dễ dàng xác minh được văn bạn dạng đang ở chứng trạng nào, cách nào nhằm có phương hướng xử trí tiếp theo.


*

Xây dựng quy trình làm chủ tài liệu để sở hữu phương thức làm chủ phù hợp.

Bước 2: Phân nhiều loại và khẳng định các danh mục thống trị tài liệu

Khâu nhập vai trò đặc biệt tiếp theo là cần thống kê những loại văn bản của doanh nghiệp. Tiêu chuẩn xây dựng các danh mục, đội văn bản cần đảm bảo:

Thống kê không hề thiếu tất cả những văn phiên bản của doanh nghiệp, không vứt sót.Các danh mục mang ý nghĩa tổng quát tuy vậy không được trùng lặp.Tên danh mục cần dễ hiểu, mọi nhân viên cấp dưới đều hoàn toàn có thể nắm được và thuận tiện tìm kiếm trong quá trình làm việc.

Bạn hoàn toàn có thể tham khảo một trong những danh mục để quản lý văn phiên bản trên excel như sau:

Loại văn bản: Quyết định, Công văn, Thông báo, Nghị quyết, báo cáo,...Tình trạng văn bản: không xử lý, đã xử lý, đã xử lý xong, giữ trữ.Bộ phận phụ trách: Hành chính, Nhân sự, Kế toán, ghê doanh,....

Bước 3: Tạo các sổ thống trị tài liệu

Mỗi sổ thống trị công văn, bạn phải tạo bên trên một sheet khác nhau để nhân thể quản lý. Khi có nghiệp vụ phát sinh với một số loại văn bạn dạng nào thì sẽ ghi sổ cho các loại văn bạn dạng tương ứng. Tùy theo nhu cầu cai quản mà bạn có thể tạo những chỉ tiêu với tiêu đề đến cột trong bảng.

Xem thêm: Game Quái Vật Trỗi Dậy - Game Động Vật Ăn Thịt, Game Tính Điểm

Một số chức năng hữu dụng khi xây dựng các sổ quản lý văn bản:

Chức năng Data Validation: nhằm tạo list chọn: các loại văn bản, chứng trạng văn bản, bộ phận phụ trách xử lý, chỗ nhận, nơi lưu trữ,... để tùy chỉnh thiết lập các tiêu chí trong danh sách, tránh gần như sai sót trong quá trình nhập bằng tay thủ công dữ liệu dẫn tới sai công dụng tra cứu, quản ngại lý.

Chức năng Conditional formatting: Theo dõi chứng trạng của văn bản. Chức năng này sẽ auto thông báo đa số công văn đang nên xử lý nhằm người triển khai có phương hướng giải pháp xử lý phù hợp.


*

Ví dụ về một trong những danh mục theo dõi văn bản tại doanh nghiệp.

Bước 4: tạo công thức

Mỗi một số loại văn bản đều mang tên danh mục riêng, tuy nhiên, bạn phải tạo mã văn thư riêng nhằm thống nhất giữa những phòng ban cùng để tiện thể quản lý, tra cứu. Vày vậy, bạn cần xây dựng cách làm tính auto để thống nhất toàn cục sổ quản lý:

Countif: Đếm con số văn bản xuất hiện tại trong sổ.Vlookup: Tham chiếu theo từng các loại văn bản.Một số hàm nhằm định dạng và ghép thành chuỗi thỏa mãn nhu cầu yêu cầu.

3. Tất cả nên cai quản văn bạn dạng bằng excel?

Sử dụng excel cai quản văn phiên bản là phương pháp khác nhiều người tiêu dùng bởi ngày tiết kiệm ngân sách chi tiêu và giải pháp tạo lập đối kháng giản, update số liệu dễ dàng. Tuy nhiên, bề ngoài này mãi mãi nhiều vụ việc hạn chế:

Không phải nhân sự nào cũng có kiến thức sâu về excel, đặc biệt là khi sử dụng các hàm công thức.Dễ bị lầm lẫn khi số lượng văn phiên bản lớn.Tính bảo mật thông tin thấp, dễ bị rò rỉ thông tin.Tốn không hề ít thời gian khi tiến hành tạo lập sổ quản lý.


*

Phương pháp quản lý văn bạn dạng bằng excel tồn tại nhiều hạn chế.

4. Văn phòng và công sở điện tử turkcefilmizle.org - làm chủ văn bạn dạng thuận tiện, dễ dàng

Sử dụng các giải pháp văn phòng điện tử được đánh giá là chiến thuật tối ưu nhất cho phần đa doanh nghiệp. Hiệ tượng này tự khắc phục buổi tối đa những nhược điểm của cách thức quản lý thủ công.


*

Quản lý văn phiên bản đơn giản, bài bản với turkcefilmizle.org.

Trong đó, ứng dụng văn phòng năng lượng điện tử turkcefilmizle.org do công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn đáp ứng đủ các chuẩn chỉnh mực về thống trị văn phòng. turkcefilmizle.org giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách thời gian, chi phí và mối cung cấp nhân lực, hỗ trợ nâng cao năng suất lao động đến nhân sự thao tác tại doanh nghiệp.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng excel thống trị văn bản khoa học, hiệu quả. Đây là cách thức được không ít người áp dụng tuy vậy tồn tại các hạn chế. Doanh nghiệp có thể tham khảo các phương án văn phòng điện tử để buổi tối ưu thời hạn và nâng cao độ bao gồm xác, tác dụng của công tác quản lý tài liệu về lâu dài.

Quý doanh nghiệp buộc phải thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử turkcefilmizle.org của ThaisonSoft, vui lòng contact theo tin tức dưới đây:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

  • Phim thần tài đến 1999

  • Trần huyền linh hòa phát

  • Khe nứt san andreas vietsub

  • Xem phim tân ỷ thiên đồ long ký tập 17 vietsub

  • x

    Welcome Back!

    Login to your account below

    Retrieve your password

    Please enter your username or email address to reset your password.